Eigentümerversammlungen computergestützt durchführen

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Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen ist gerade bei großen Gemeinschaften eine aufwendige und zeitraubende Arbeit. Die Komplexität der Fragestellungen bezüglich Beschlussfähigkeit, Abstimmungsverfahren nach Stimmen, Miteigentumsanteilen und Köpfen ist hoch. Die Auszählung der Stimmen nimmt oft viel Zeit in Anspruch, aber eine genaue Auszählung ist notwendig, um anfechtungsfeste Beschlüsse zu erhalten. Ein einfacher Blick in den Saal kann nicht ausreichen, denn einzelne Eigentümer können durch Vollmachten viele Stimmen auf sich vereinen. Die Auszählung auf später zu verschieben verbietet sich, weil die Beschlüsse verkündet werden müssen.

Neben Dauervollmachten werden immer häufiger auch zeitlich begrenzte Vollmachten vergeben, welche ersteren dann temporär vorgehen. Es kommt auch vor, dass für eine Wohnung mehr als eine Vollmacht kursiert – welche ist dann gültig? In den allermeisten Fällen ist der Hausverwalter auch Versammlungsleiter und trägt damit die Verantwortung für richtige Entscheidungen.

Wie kann eine Hausverwaltung mit vertretbarem Aufwand die Versammlungen besser vorbereiten und durchführen?

Setzen Sie unsere Software für Computer und Android®-Tablets ein!

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Info-Flyer – für Hausverwaltungen über das System für die computerunterstützte Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen



Einsatzfeld

Die ETV-Anwendung für Computer in Verbindung mit Android®-Tablets kommt rund um die Eigentümerversammlung ins Spiel. Am Computer werden die Daten der Liegenschaften importiert und ggf. ergänzt. Im Vorfeld der Versammlung werden Vollmachten und Beschlussvorschläge komfortable erfasst und gespeichert. Während der Versammlung registriert die ETV-Anwendung ankommende Eigentümer und externe Vollmachtnehmer (meist Familienangehörige) und prüft laufend die Beschlussfähigkeit. Nicht nur am Computer, sondern auch an Android®-Tablets kann die Anwesenheit erfasst werden, so dass hier mehrere Mitarbeiter parallel arbeiten können, was Wartezeiten vermeiden hilft.

Der Kern der Software ist die Duchführung der Abstimmungen, die als Beschlussvorschlag vorliegen. Die Stimmenerfassung geschieht über die von Mitarbeitern bedienten Android®-Tablets. Die Ergebnisse werden an den Computer übermittelt, so dass unmittelbar nach der Stimmabgabe das Ergebnis feststeht und der Beschluss verkündet werden kann.

Bei folgenden Aufgaben werden Sie komfortabel unterstützt:

Der besondere Vorteil gegenüber manueller oder nur durch Office-Produkte unterstützer Durchführung all dieser Tätigkeiten liegt einerseits im Komfort der Handhabung und andererseits in den vielen internen Prüfungen auf Plausibilität der Eingaben. Ihre Ergebnisse bekommen Sie nicht nur leichter und schneller, sondern auch viel verlässlicher.

Installation der PC-Anwendung


Java Download

Die PC-Anwendung bekommen Sie von uns auf Anfrage als personalisierten Download-Link bereitgestellt. Es gibt sie als ausführbare Datei für Windows sowie als jar-Datei, die mit allen Betriebssystemen verwendet werden kann. Voraussetzung für die Ausführung ist die Installation einer Java® Laufzeitumgebung (JRE), die Sie kostenlos vom Hersteller laden und installieren können.

In jedem Fall benötigen Sie keine Administrator-Rechte, um die Software zu starten. Die Installation beschränkt sich auf das Kopieren der Datei, so dass Sie sie mit Doppelklick starten können.

Installation der Tablet-App

Die Tablet-App kann kostenlos aus dem Google PlayStore geladen und installiert werden. Bitte verwenden Sie Geräte mit einer Bildschirmgröße zwischen 15 und 20 cm (zwischen 6 und 8"), damit das Layout gut passt und die Bedienung leicht fällt. Gut eignen sich beispielsweise 17-cm-Modelle aus der Reihe Samsung Galaxy Tab. Während der Entwicklung haben wir das Galaxy Tab 4 verwendet.

Bedienung der PC-Anwendung

Die PC-Anwendung wird durch Doppelklick auf die ausführbare Datei oder die jar-Datei gestartet. Beim ersten Start müssen Sie eine neue Eigentümergemeinschaft anlegen, für die Sie gleich nach dem Anlegen die Daten aus Ihrem Hausverwaltungsprogramm importieren können. Hierzu erzeugen Sie dort einen Export in einem der Formate CSV, XML, MS Excel oder LO Calc. Je differenzierter die Daten exportiert wurden, umso leichter fällt der Import. Hierbei unterstützen wir Sie gerne auf Anfrage. Falls Sie vorher schon Daten einer Eigentümergemeinschaft oder einer Versammlung geladen hatten, wird diese erneut geöffnet. Ansonsten verwenden Sie das Öffnen-Symbol oder das Menü, um die Daten einer Eigentümergemeinschaft oder Versammlung auszuwählen.

Selbstverständlich ist es auch möglich, alle Daten manuell zu erfassen und später zum Import in eine Hausverwaltungssoftware zu exportieren. Wir sperren die Daten in unser System nicht ein, sondern verwenden ein offenes Industriestandardformat. Nach dem Erfassen oder Importieren der Daten über Untergemeinschaften, Eigentümer und Teileigentume verknüpfen Sie diese, wobei Sie hierbei immer vom Teileigentum ausgehen. und die anderen beiden diesem zuordnen.

Achten Sie darauf, jede Person einzeln zu erfassen und nicht mehrere Personen als einen Eigentümer einzutragen. Nur so ist es möglich, Abstimmungen nach dem Kopfprinzip durchzuführen. Schließlich ist jede Kombination aus Personen, die gemeinschaftliches Eigentum an einer Wohnung in der Gemeinschaft oder auch einer Untergemeinschaft haben, ein Kopf.

Prüfen Sie bitte auch, ob Sie nicht versehentlich eine Person mehrfach mit leicht unterschiedlicher Schreibweise des Namens im Bestand haben, also beispielsweise „Franz Xaver Pieper“ und „Franz X. Pieper“ oder „Pieper, Franz X.“. Wir empfehlen die Schreibweise mit Familienname zuerst, dann hinter einem Komma den oder die Vornamen.

Über das Symbol „Daten anzeigen“ können Sie sich einen schnellen Überblick über die Eigentümer und die zugehörigen Teileigentume verschaffen. Ebenso sehen Sie dort, zu welchen Untergemeinschaften ein Teileigentum gehört und wie viele Miteigentumsanteile es hat.

Dialog Datei–Öffnen

Durch Klicken auf das Versammlungs-Symbol legen Sie eine neue Versammlung an, zu der Sie dann Tagesordnungspunkte mit Beschlussvorschlägen hinzufügen können. Über das Öffnen-Symbol oder das Menü Datei–Öffnen öffnen Sie eine bereits vorhandene Versammlung, um die Tagesordnungspunkte zu bearbeiten oder zu ergänzen. Das Öffnen und Schließen der Versammlung sowie das Durchführen der Abstimmungen ist nur mit einer geöffneten Versammlung möglich.

Bei geöffneter Versammlung wechseln Sie zwischen den Ansichten „Tagesordnungspunkte“ und „Anwesenheit“ mit einem Knopfdruck. Durch Anklicken von Eigentümern in der Liste schalten Sie sie auf „anwesend“, was sich sofort auf die Berechnung der Beschlussfähigkeit auswirkt. Auch mithilfe der Tablets (siehe Bedienung der App) können Ihre Mitarbeiter Eigentümer und externe Vollmachtnehmer anmelden.

Beim Verlassen der Versammlung melden sich Eigentümer ab. Ggf. geben sie ihre Stimme an Miteigentümer weiter, was entsprechend als eine mündlich gegebene Vollmacht eingetragen werden kann. Ohne Weitergabe der Stimme kann das Verlassen von Eigentümern zur Beschlussunfähigkeit der Versammlung führen.

In der Liste der Tagesordnungspunkte ist bei jedem Punkt vermerkt, ob die zugehörige Untergemeinschaft bzw. die Gesamtgemeinschaft beschlussfähig ist. Nur dann kann die Abtimmung überhaupt gestartet werden. Im Moment des Startens einer Abstimmung ist die Anwesenheitsliste eingefroren, so dass sich das Eintreffen weiterer Eigentümer oder das Verlassen der Versammlung erst auf die nächsten Beschlüsse auswirkt.

Mitarbeiter können auf die Tablets die Daten des aktuellen Beschlusses und eine Liste der stimmfähigen Teileigentume laden und so die Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen einsammeln und an den Computer weitergeben, wo sie unmittelbar in der Übersicht erscheinen. Auch am Computer können Stimmen erfasst werden, beispielsweise Vollmachten an den Verwalter. Auch die Anwendung des Differenzstimmenprinzips wird von der Anwendung angeboten, so dass beispielsweise lediglich die Nein- und Enthaltungsstimmen erfasst werden und sich die Ja-Stimmen aus den bis dahin nicht abgegebenen Stimmen errechnet werden.

Sollte eine Stimme mehrfach und widersprüchlich abgegeben werden, weil ein Eigentümer zwei Mitarbeitern unterschiedliche Angaben macht, entsteht ein Stimmkonflikt, der anschließend durch Nachfrage aufgelöst werden muss.

Bedienung der Tablet-App

Die Tablet-App hat zwei Einsatzzwecke:

  1. Anwesenheitserfassung vor der Versammlung

  2. Stimmenerfassung bei einer Abstimmung

Es können jeweils mehrere, grundsätzlich beliebig viele Tablets eingesetzt werden. Auf diese Weise kommt es beim Anmelden der Eigentümer vor der Versammlung zu viel weniger Staus als bei einem manuellen Verfahren. Außerdem ist die aus der Anwesenheit resultierende Beschlussfähigkeit jederzeit sichtbar.

Nach dem Starten der Versammlung wechseln die Tablets ihre Rolle zu Stimmenerfassungsgeräten. Die Eigentümer und Vollmachtnehmer halten ihre Stimmkarten mit den Wohnungsnummern hoch. Aus den Beschlussdaten erkennt die App, wer bei der laufenden Abstimmung stimmberechtigt ist. Es ist empfehlenswert, nacheinander die Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen aufzunehmen oder das Differenzstimmenprinzip zu wählen. Auf jeden Fall steht die Auswertung sofort auf dem Bildschirm des Computers, sobald die Tablets ihre gesammelten Daten zurück übermittelt haben.

Preise

Die Android®-App wird kostenlos im PlayStore von Google angeboten, ist aber ohne die PC-Anwendung nicht sinnvoll zu gebrauchen. Die PC-Anwendung wird nicht zu einem hohen einmaligen Preis angeboten, sondern auf Mietbasis. Der Mietpreis schließt die Weiterentwicklung der Anwendung und der App ein, so dass Sie prinzipiell jährlich für den Nutzen zahlen, den Sie auch haben. So wird keine hohe Investition fällig, keine umständliche Abschreibung in der Buchhaltung, sondern schlicht eine jährliche Mietzahlung. Ohne eine große Investitionsentscheidung fällen zu müssen, können Sie sich leichter für das System entscheiden, denn falls Sie nicht mehr damit arbeiten möchten, verlängern Sie einfach den Mietvertrag nicht.

Selbstverständlich gibt es eine „Probezeit“, während der Sie die Anwendung ausprobieren können. Die Mietzahlung wird erst dann fällig, wenn Sie nach dem Testen zum Schluss kommen, einen Mietvertrag abzuschließen. Das geschieht nicht automatisch durch Anfordern der Probezeit.

Wenn Sie sich (noch) nicht zu einem Mietvertrag entschließen möchten, bitten wir sehr darum, uns Kritik und Verbesserungsvorschläge mitzuteilen. Diese werden wir Ihnen bei Umsetzung in der Anwendung mit einem Nachlass bei der Mietzahlung vergüten.

Die Miete ist gestaffelt nach der Anzahl von Einheiten (Wohnungen), die Sie insgesamt verwalten.

max. Anzahl WohnungenMietpreis pro JahrPreis/Wohnung
100100 €1,00 €
500250 €0,50 €
2000600 €0,30 €
40001000 €0,25 €
100002000 €0,20 €
über 100003000 €

Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer1.

Um nicht draufzuzahlen, müssten Sie bei einem Umfang von 4000 Wohnungen Ihre monatliche Verwaltergebühr um 2,5 Cent erhöhen.

1) Dieses Angebot richtet sich an gewerbliche Kunden, nicht an Endverbraucher.

Impressum

Holger Jakobs IT-Beratung und Schulungen
Mülheimer Str. 133, 51469 Bergisch Gladbach bei Köln
Telefon +49-2202-817157 oder +49-178-9759012
E-Mail geht an jakobs@plausibolo.de

USt-Id: DE288331926

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